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Datenschutzerklärung

Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen: welche Daten wir verarbeiten, warum, wie lange wir sie speichern und welche Rechte du hast.

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1. Wer wir sind

mailmeisters ist Verantwortlicher für die personenbezogenen Daten, die in dieser Erklärung beschrieben werden. So erreichst du uns:

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten. Fragen zum Datenschutz landen bei der oben genannten E-Mail-Adresse und werden dort auch beantwortet.

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

Wir verarbeiten nur Daten, die du uns selbst gibst oder die nötig sind, damit diese Website funktioniert. Je nach Situation:

Das Kontaktformular

Wir verarbeiten deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, deinen Firmennamen, falls du ihn angibst, und deine Frage. Zweck: deine Anfrage beantworten. Rechtsgrundlage: die Erfüllung eines Vertrags oder – solange noch kein Vertrag besteht – unser berechtigtes Interesse, jemandem zu antworten, der sich bei uns meldet. Deine Anfrage geht in Klaviyo ein, der Plattform, in der wir unseren Kundenkontakt verwalten. Damit wirst du nicht für den Newsletter angemeldet – dafür braucht es eine separate Anmeldung und deine Einwilligung.

Der Newsletter

Wir verarbeiten deine E-Mail-Adresse und ob du einen Newsletter öffnest und darin klickst. Zweck: den Newsletter versenden und besser auf das abstimmen, was gelesen wird. Rechtsgrundlage: deine Einwilligung. Am Ende jedes Newsletters findest du einen Abmeldelink; damit widerrufst du diese Einwilligung.

E-Mail und Telefon

Meldest du dich außerhalb des Formulars bei uns, verarbeiten wir, was du selbst mit uns teilst. Zweck: das Gespräch führen und unseren Kundenkontakt verwalten. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.

Website-Statistiken

Wir messen, wie viele Seiten aufgerufen werden und wie schnell sie laden. Diese Messung funktioniert ohne Cookies und ohne ein Profil pro Besucher: Wir sehen Zahlen, keine Personen. Zweck: die Website verstehen und schneller machen. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse.

Werbung und Remarketing

Wenn du darin einwilligst, messen wir über Google Ads, welche Anzeige zu einer Anfrage geführt hat, und können dir auf anderen Websites eine Anzeige von uns zeigen. Dafür setzen wir Cookies und teilen ein Ereignis mit Google – welche Cookies das sind, steht in Abschnitt 6. Zweck: wissen, welche Anzeigen funktionieren, und unsere Anzeigen Menschen zeigen, die unsere Website bereits besucht haben. Rechtsgrundlage: Einwilligung. Erteilst du sie nicht, setzen wir keine Werbe-Cookies und senden keine Werbe-ID mit; Google erhält dann zwar weiterhin ein Signal, dass die Seite besucht wurde, aber ohne Cookie und ohne Daten, anhand derer du wiedererkannt werden kannst. Du kannst deine Einwilligung jederzeit widerrufen.

Arbeit, die wir für Kunden erledigen

Übernehmen wir das E-Mail-Marketing für einen Kunden, verarbeiten wir personenbezogene Daten aus den Systemen dieses Kunden. Dabei sind wir Auftragsverarbeiter und nicht Verantwortlicher: Was wir mit diesen Daten tun dürfen, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit diesem Kunden und nicht diese Erklärung. Bist du Kunde eines unserer Kunden, ist dieser Kunde dein Ansprechpartner.

3. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern Daten nicht länger, als es für den Zweck nötig ist, zu dem wir sie erhalten haben:

  • Eine Anfrage, die nicht zu einem Auftrag führt: 12 Monate nach dem letzten Kontakt.
  • Daten, die zu einem Auftrag gehören: solange der Auftrag läuft, und danach 7 Jahre für den Teil, der in unsere Buchhaltung gehört – das ist die steuerliche Aufbewahrungspflicht.
  • Eine Newsletter-Anmeldung: bis du dich abmeldest. Danach speichern wir nur die Abmeldung selbst, damit wir dich nicht erneut anschreiben.
  • Website-Statistiken: aggregiert und keiner Person zuordenbar, daher gibt es hier keine Speicherdauer pro Besucher.
  • Werbe-Cookies: Sie laufen von selbst ab. Das langlebigste, das wir setzen, bleibt 90 Tage auf deinem Gerät; widerrufst du deine Einwilligung früher, hören wir früher auf.

4. Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen deine Daten nicht und wir tauschen sie nicht. Wir arbeiten jedoch mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten; mit jedem von ihnen haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Das sind:

  • Klaviyo – die E-Mail-Marketing-Plattform, mit der wir den Newsletter versenden und in der die Anfragen aus dem Kontaktformular eingehen.
  • Vercel – die Plattform, auf der diese Website läuft und von der die cookielosen Website-Statistiken stammen.
  • Google Workspace – unsere E-Mail und Dokumentenablage.
  • Cookiebot (Usercentrics) – das Cookie-Banner, mit dem wir deine Auswahl abfragen und speichern.
  • Google Tag Manager und Google Ads – mit denen wir Anzeigen messen und Remarketing betreiben. Das geschieht nur, wenn du im Cookie-Banner darin einwilligst.

Darüber hinaus geben wir Daten nur dann an Dritte weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Erhalten wir eine solche Anfrage von einer zuständigen Behörde, prüfen wir zunächst, ob die Anfrage begründet ist und ob ihr nachgekommen werden muss.

5. Übermittlung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Klaviyo und Google sind US-amerikanische Unternehmen, daher findet ein Teil der Verarbeitung außerhalb des EWR statt. Diese Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und, wo dieser Rahmen nicht gilt, auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

6. Cookies

Ein Cookie ist eine kleine Datei, die eine Website auf deinem Gerät ablegt, um dich beim nächsten Besuch wiederzuerkennen. Solange du keine Auswahl getroffen hast, setzt diese Website genau eines: CookieConsent von Cookiebot, in dem gespeichert ist, wofür du eingewilligt hast und wofür nicht. Dieses Cookie ist notwendig, um deine Auswahl speichern zu können, und dafür ist keine Einwilligung erforderlich.

Willigst du in Marketing ein, kommen die Cookies von Google Ads hinzu. Das sind zwei:

  • _gcl_au – verknüpft einen Klick auf unsere Anzeige mit dem, was du danach auf dieser Website tust, damit wir wissen, welche Anzeige zu einer Anfrage geführt hat. Bleibt 90 Tage auf deinem Gerät.
  • test_cookie – mit dem Google prüft, ob dein Browser Cookies akzeptiert. Verschwindet, sobald du deinen Browser schließt.

Sagst du nein oder triffst du keine Auswahl, werden diese nicht gesetzt. Wir nutzen dafür den Google Consent Mode: Die Werbeskripte stehen standardmäßig auf keine Einwilligung und dürfen dann kein Cookie setzen und keine Werbe-ID mitsenden. Sie werden erst aktiv, wenn du im Banner ja sagst.

Sonst setzt diese Website nichts. Das Anmeldeformular für den Newsletter sendet deine E-Mail-Adresse direkt an unseren Server und setzt selbst kein Cookie, und auch die Website-Statistiken funktionieren ohne Cookies.

Deine Auswahl ändern oder deine Einwilligung widerrufen kannst du jederzeit: . Cookies, die bereits auf deinem Gerät gespeichert sind, löschst du zusätzlich über die Einstellungen deines Browsers. Die Autoriteit Persoonsgegevens erklärt für jeden Browser, wie das geht: Erklärung zu Cookies.

7. Wie wir deine Daten schützen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Konkret: Der Datenverkehr mit dieser Website wird per TLS verschlüsselt, der Zugriff auf Systeme mit personenbezogenen Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn für ihre Arbeit brauchen, und dieser Zugriff ist durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt. Fällt dir trotzdem etwas auf, das nicht stimmt, sag uns Bescheid über hallo@mailmeisters.nl – dann kümmern wir uns darum.

8. Deine Rechte

Nach der DSGVO hast du das Recht,

  • Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten wir über dich haben;
  • unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
  • deine Daten löschen zu lassen;
  • die Verarbeitung einschränken zu lassen;
  • Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses einzulegen;
  • deine Daten in einem gängigen Dateiformat zu erhalten oder übermitteln zu lassen;
  • eine erteilte Einwilligung zu widerrufen.

Eine Anfrage schickst du an hallo@mailmeisters.nl. Du erhältst innerhalb eines Monats eine Antwort. Ist deine Anfrage komplex oder erhalten wir viele gleichzeitig, dürfen wir diese Frist um zwei Monate verlängern – dann teilen wir dir innerhalb des ersten Monats mit, dass wir das tun und warum.

Wir verlangen keine Kopie deines Ausweises. Haben wir Zweifel, ob eine Anfrage wirklich von dir stammt, stellen wir eine Kontrollfrage über die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, die wir bereits von dir haben.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine Entscheidungen mit Folgen für dich auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung oder eines Profilings. Zwischen dir und uns steht kein System, das selbst etwas über dich entscheidet.

10. Eine Beschwerde einreichen

Bist du nicht einverstanden damit, wie wir mit deinen Daten umgehen, hören wir das am liebsten zuerst selbst – schreib uns eine E-Mail oder nimm über das Formular Kontakt auf. Außerdem hast du jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens einzureichen, der niederländischen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

11. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann sich ändern, zum Beispiel wenn wir ein neues Tool einsetzen. Maßgeblich ist die Version auf dieser Seite; oben steht, wann sie zuletzt angepasst wurde. Ändert sich etwas Wesentliches, teilen wir das im Newsletter mit.